Le format PDF est idéal pour conserver la mise en forme d’un fichier quel que soit le support sur lequel il est ouvert. Vous voulez envoyer un contrat à un client ? Enregistrez votre Word en PDF. Vous devez remplir un formulaire électronique pour une administration ? Il est probable qu’on vous l’envoie en PDF. Vous recevez vos factures d’électricité par mail ? Elles sont sûrement en PDF également. Dans bien des cas, le PDF est le meilleur format pour transmettre un document digital sans l’altérer. De plus, il vous offre de nombreuses possibilités, comme ces 5 choses à faire avec un PDF :
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Fusionner plusieurs PDF
Premièrement, il est possible de fusionner plusieurs PDF en un seul. Cette fusion peut être pratique dans diverses circonstances :
- Vous avez scanné un long document en plusieurs fichiers que vous souhaitez réunir.
- Pour une demande de subvention, vous voudriez fusionner tous vos justificatifs.
- Vous préférez combiner toutes vos fiches de paie de l’année en un seul document.
- Des collègues vous ont envoyé différentes parties d’un même rapport qu’il faut rassembler dans un PDF final.
Quel que soit votre besoin, fusionnez vos documents ici afin d’obtenir un seul PDF. La manipulation est très simple : il suffit de sélectionner les différents PDF que vous souhaitez combiner. Ensuite, réagencez-les pour les mettre dans l’ordre souhaité. Puis cochez les documents à inclure et cliquez sur le bouton « Fusionner ». Enfin, téléchargez votre nouveau PDF.
Reconvertir un PDF dans son format d’origine
Deuxièmement, vous pouvez aussi reconvertir un PDF dans son format d’origine. Cela vous permet de l’éditer avant de le réenregistrer en PDF. Pour ce faire, on peut utiliser la fonction « Modifier » dans Acrobat Pro DC – qui est payante. Au lieu de reconvertir le PDF dans un autre format, elle permet d’en modifier directement le contenu. Toutefois, cet outil a quand même quelques limites en termes de mise en forme. Il convient donc pour des changements mineurs.
Si vous voulez faire d’importantes modifications, le mieux est de retransformer votre PDF dans son format initial (en Word, Excel ou PowerPoint). Il existe des outils en ligne, qui vous donnent cette possibilité. Certains sont gratuits et d’autres payants. Choisissez celui qui vous convient le mieux en fonction des modifications que vous voulez apporter. Une fois finalisé, il suffira de sauvegarder à nouveau votre fichier en PDF.
Ajouter une signature électronique
Ensuite, il est possible de signer un document PDF. D’ailleurs, sachez que la signature numérique a une réelle valeur légale dans l’Union européenne. Elle doit pour cela répondre à certains critères, comme être authentifiable et infalsifiable. Une signature électronique doit également se baser sur un certificat qualifié, que fournit un prestataire de service de certification.
Si vous avez besoin de signer PDF numériquement, ce qui est très pratique dans les relations à distance, vous pouvez utiliser « Fill & Sign » d’Acrobat DC. Cette fonction est payante, mais ne vous limite pas. En ligne, il existe aussi des services de signature de PDF gratuits. Mais vous avez alors une limite de documents à signer. Voyez donc selon votre besoin.
Protéger le fichier avec un mot de passe
L’un des dangers du partage de fichiers est de divulguer des informations confidentielles à des utilisateurs non autorisés. Grâce au PDF, vous pouvez protéger votre document avec un mot de passe. Il suffit pour cela d’utiliser la fonction d’Acrobat DC ou un outil PDF en ligne. L’ajout de mot de passe peut également se faire au moment où vous enregistrez un document en PDF via PDFCreator.
Une fois votre PDF protégé, l’utilisateur ne pourra visualiser son contenu qu’en entrant le bon mot de passe. Sinon, il ne pourra pas accéder au fichier.
Archiver et partager des présentations PowerPoint
Enfin, si vous faîtes régulièrement des présentations, vous créez sûrement des diapositives sur PowerPoint. Le format PPT est intéressant au cours de la présentation car il inclut les éventuelles animations. Mais par la suite, si vous souhaitez partager ou archiver vos diapositives, un .ppt est loin d’être la meilleure option.
En effet, s’il est ouvert avec une autre version du logiciel, la mise en page risque d’être altérée. De plus, tous les appareils ne disposent pas de PowerPoint, ce qui complique d’autant plus la visualisation du document.
Le mieux est alors de convertir votre fichier en PDF. De cette façon, toute la mise en forme est préservée – à l’exception des animations. De plus, cette conversion optimise également la taille du document et facilite son impression. En outre, il est possible de transformer un PPT en PDF en y incluant ou non les notes du présentateur. Vous pouvez même choisir la disposition et le nombre de diapositives par page.
Par extension, le PDF est aussi un excellent format pour les archives en ligne. La stabilité est l’un des avantages de ce format. Vous pouvez être sûr que tous les fichiers et documents enregistrés il y a dix ans sont toujours accessibles aujourd’hui.
